Sobre la Contratación de Proveedores y algunas Pautas útiles a seguir

El objetivo de cualquier contratación en cualquier ámbito es obtener “satisfacción” a una necesidad con el “menor costo posible”. Recalco lo de posible apelando a aquel dicho que reza que cuando la limosna es grande hasta el santo desconfía. Parece un tema de poca relevancia pero es la base de muchas malas contrataciones: “contratar al más barato”. Todo bien o servicio tiene un piso mínimo que no se puede perforar ya que el vendedor debe cubrir sus costos y obtener una renta “razonable”. Por eso la mirada siempre debe integrar los intereses de todos y ser razonables, con lo difícil que ello representa sobre todo en un marco de inflación como el que tiene la Argentina.

La razonabilidad debe ser el prisma básico de todos los que intervengan en la contratación. La falta de ello representa obstaculización de la gestión. Obstaculizar la gestión representa desgaste de los que toman decisiones, en los proveedores y en los afectados por la obra que no se realiza. Razón por la cual es necesario que el perfil del administrador moderno tenga que ver con la negociación como atributo principal además del resto de los atributos que el puesto reclama.

En un consorcio hay tres instancias decisorias más allá de lo establecido en la ley: El administrador, el consejo de administración y la asamblea. El grado de conocimientos decrece en ese orden. Se puede seleccionar al administrador, también al consejo de administración, pero no a la asamblea. Al elegir consejo se debería tener en cuenta quienes de todos los consorcistas se aproxima más a las necesidades del caso. Esta elección surge de la masa asamblearia, que como sabemos, no los elige nadie, “están”..

Congeniar opiniones diferentes: El ideal es que el administrador gestione, comparta las decisiones con el consejo, que el consejo se preocupe por respetar la idiosincrasia e intereses de la Asamblea. Aún en buenas gestiones del administrador, cuando baja la información a los otros dos órganos encuentra obstáculo para su entendimiento. El ideal es que el administrador gestione, comparta las decisiones con el consejo, que el consejo se preocupe por respetar la idiosincrasia e intereses de la Asamblea. En un país como el nuestro aparece rápidamente la frase “acá se hace lo que yo digo”, tanto cuando el administrador es elegido, como cuando el consejo de administración lo es. Poder no significa sabiduría y habría que procurar darse un baño de humildad diaria.
Como se articula

Existen distintos tipos de gastos: “los rutinarios”, “los no rutinarios programados” y “los no rutinarios NO programados”. A su vez hay otra clasificación que se superpone que se refiere a la magnitud del gasto. No hay que confundir magnitud con caro. Existen gastos chicos caros y gastos grandes baratos. “Gestión” y “Control debe articularse armoniosamente. Cuanto más rápida es la gestión mayor es la posibilidad de error. Cuanto mayor el esfuerzo de control mayor la demora en la resolución del problema. La burocracia ralenta.

Problemas urgentes requieren de soluciones rápidas, por ende mayor posibilidad de error. Si se demora el control de contratación mayor la disconformidad de la masa de propietarios. Hay que equilibrar rapidez y control.
Tareas rutinarias pueden controlarse con tiempo. Las no rutinarias proyectadas también (por ejemplo la pintura del pallieres). Este tipo de gasto puede acordarse en asamblea aunque se trate de montos menores.
Tareas no rutinarias de emergencia requieren de agilidad en su resolución. Cuando el valor es menor se soluciona entre el administrador y el consejo de administración. Cuando el valor es alto se debe llevar a asamblea. No por que la asamblea resuelva mejor sino porque tiene derecho a equivocarse sobre sus propios dineros. No es justo que un pequeño grupo comprometa grandemente a la masa consorcial, así tengan razón.

Sueldos, electricidad, etc. el administrador resuelve conforme al lo pautado desde órganos superiores (Paritarias, tarifas, etc).
Abonos y reparaciones menores conforme al listado de proveedores que previamente se deberían haber acordado con los otros dos órganos (consejo y asamblea).
Reparaciones mayores debe hacerse compulsa de propuestas, los famosos “tres presupuestos”. Uno de los cuales, al menos, debe provenir del consejo de administración.
Si es un gasto programado se convoca con tiempo a la asamblea para su validación.
Si su resolución es urgente, se debe convocar a asamblea URGENTE. Y aún así puede ser demasiado el tiempo. Cabe analizar la posibilidad de que el administrador con el consejo de administración puedan dar una resolución urgente corriendo el riesgo de desacuerdo al momento de exponerlo en la asamblea. Esto se evaluará entre el consejo y el administrador antes de contratar.

Última sugerencia

En lugar de las tradicionales reuniones del administrador con el consejo en alguna unidad del edificio, existe “el mail”, que bien utilizado es de gran eficacia y transparencia. Permite exponer lo que se debate y evitar versiones cruzadas.

Ha pasado mucho agua bajo el puente y a los tradicionales reclamos de no sofisticar la gestión del consorcio para no dejar afuera a personas no capacitadas se ha dado lugar a la idea de que la gente debe capacitarse para estar acorde a los tiempos. La utilización de los sistemas electrónicos ya no son una alternativa sino una necesidad que irá ganando lugar para desplazar a los viejos instrumentos.

Organización del administrador con la operatoria con proveedores
Como debe operar en el día a día.
1 – Sueldos, abonos, etc. Habiéndose acordado con el consejo y la asamblea, paga conforme a lo pautado.
2 – Daños menores: Se convoca a los proveedores previamente consensuados. Se hace la obra, se pide la conformidad escrita del propietario afectado en caso de unidades y del encargado en lugares comunes. El consejo controla la documentación a posteriori y valida los valores pagados. El consejo debe controlar por sí la documentación o contratando a terceros.
3 – Daños mayores: Convoca a varios proveedores para que coticen por escrito. Se somete a consideración del consejo para decidir o afinar la convocatoria a asamblea. Es conveniente hacer una convocatoria por nota general para que cualquiera acerque presupuestos.

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