PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE EL LIBRO DE REGISTRO DE FIRMAS DE PROPIETARIOS CREADO POR LA LEY 3254 DE LA CIUDAD DE BUENOS AIRES

Recientemente la ley 941 que creó el Registro Público de Administradores ha sido modificada por la ley 3254, la que a su vez ha sido reglamentada por el Decreto 551/2010.
Esta nueva ley crea un nuevo Libro obligatorio para aquellos Consorcios ubicados en la Ciudad de Buenos Aires: El Libro de Registro de Firmas.

El art. 9º inc. E de la ley 941 reformada indica la obligación del adminsitrador de “llevar actualizado un libro de Registro de Firmas de los Copropietarios, el que es exhibido al comienzo de cada Asamblea a fin que los copropietarios presentes puedan verificar la autenticidad de los poderes que se presenten. ”
Por su parte, la reglamentación indica al respecto que “los libros de Registro de Firmas de Copropietarios deben ser autorizados y llevar el formato que la autoridad de aplicación determine. ”

La creación de este nuevo libro ha generado algunas dudas que creemos importante despejar:

1- Para qué sirve este Libro de Registro de Propietarios?

Sin perjuicio de la burocracia que pudiere existir en la implementación del libro de registro de firmas, la idea que se esconde detrás es muy importante: Saber quién es quién dentro del Consorcio.
Históricamente los consorcistas no conocen quiénes son los propietarios del resto de las unidades, lo que generalmente hace difícil conocerse y juntar las mayorías asamblearias. Saber quiénes son los condóminos en un edificio y tener sus datos de contacto, no afecta el derecho a la privacidad de datos consagrados por la ley de Habeas Data, cuando es un condómino quien requiere esa información.
Además, la ley 3254 determina que este Libro de Registro de Firmas deberá encontrarse en las Asambleas para que los propietarios puedan comparar las firmas de los poderes presentados contra las registradas en dicho Libro, lo cual en teoría debería proveer a solucionar el problema de algunas asambleas donde los poderes presentados son de dudosa autenticidad.

2- Dónde se compra y dónde se rubrica este libro? Cuánto cuesta el trámite?

A la fecha, cualquier cuaderno podría servir a los efectos de hacerlo rubricar por ante la autoridad, hasta tanto la autoridad no disponga un formato en especial.
El Registro de Administradores rubrica los libros en forma gratuita, y en el acto.
Actualmente existen empresas que venden los libros (en ocasiones inclusive ya rubricados), los cuales tienen un formato prolijo, que ya cuenta con los espacios pertinentes a los fines de que el administrador complete directamente los datos de los propietarios. Si bien no resultan de compra obligatoria, lo cierto es que ello facilita la tarea del administrador al completar el libro.

3- Qué información debe contener dicho libro?

El Libro debería indicar por lo menos:
En su primera hoja los datos del consorcio, la cantidad de unidades con que cuenta el edificio, la fecha, y el número de libro.
Respecto de cada unidad, debería tener los espacios necesarios para que los propietarios puedan completar sus datos (nombre completo, unidad de la que es titular, número de documento, domicilio constituído en caso de ser distinto al de su unidad funcional, teléfonos y dirección de email). Además, deberá existir un espacio necesario para que el administrador firme junto a la firma del propietario, certificando que la firma corresponde al titular de la unidad en una fecha dada.

4- El administrador del Consorcio me pide que le entregue copia de la Escritura y de mi documento para acreditar la titularidad de mi unidad, eso es correcto?

He aquí una situación que se ha generado en los hechos, que no responde a ninguna obligación legal, y que sinceramente encuentro cuando menos, innecesariamente burocrática.
El administrador, como decíamos, debe certificar que quien firma el libro es titular de una determinada unidad. Por lo que el propietario debe exhibir su documento y su escritura o en su caso exhibir un informe de dominio actualizado.
Por un lado no corresponde -por no indicarlo la norma expresamente- requerir copia de dichos documentos, y por el otro lado, tampoco corresponde que el administrador tenga la obligación de destinar tiempo, esfuerzo y finalmente espacio en su oficina a guardar copias de documentación innecesaria.